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Effizienz: weniger Arbeit

Prozess-Automatisierung

Software, die dir die Arbeit abnimmt, für die du sonst jemanden bräuchtest.

Hier gewinnst du am meisten. Wir schauen uns an, welche Arbeit bei dir jeden Tag Zeit frisst, und bauen die Software, die sie übernimmt: entweder als Schnittstelle in das Werkzeug, mit dem du ohnehin arbeitest, oder als eigenes Tool, wenn es dafür keins gibt.

Wir nennen das KI-fizierung. So wie die Digitalisierung Papier durch Daten ersetzt hat, ersetzt KI die Handgriffe dazwischen: lesen, sortieren, abtippen, weiterleiten. Dein Ablauf bleibt deiner, nur die Arbeit daran ist angenehmer.

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Gebaut

Was wir in diesem Feld gebaut haben

  • Übersicht des Buchhaltungstools einer erfundenen Demo-Firma: Kontostand, Umsatzsteuer-Zahllast je Quartal als Balken, Cashflow-Verlauf und EÜR mit Einnahmen, Ausgaben und Gewinn.(groß öffnen)
    Eigenbeleg: intern gebaut, im Einsatz

    Buchhaltungstool

    Unsere eigene Buchhaltung läuft darüber: Umsatzsteuervoranmeldung und EÜR aus den Bankexporten, ohne Abtippen.

  • Logo von ESG.DNA: der Schriftzug „ESG“ mit einem blauen, geschwungenen S, ein senkrechter Strich und daneben „DNA“ in Grau, auf heller Fläche.(groß öffnen)
    Kunde: namentlich freigegeben

    ESG.DNA

    Für ESG.DNA haben wir zwei Prozesse gebaut, die mit den Daten in ihrer ESG-Software einen VSME-Bericht oder eine CSRD-Wesentlichkeitsanalyse erstellten.

Buchhaltungstool

Vom Kontoauszug zur Steuer

Vom Bankexport zur Umsatzsteuervoranmeldung und zur EÜR, in vier Schritten. Firma, Kunden und Buchungen sind erfunden, gerechnet hat das echte Tool.

  1. Schritt 1: Der Bankexport kommt rein

    Am Quartalsende kommt der Kontoauszug als CSV-Datei aus dem Online-Banking ins Tool. Es liest jede Zeile und erkennt am Namen, mit wem gebucht wurde: Kunde, Lieferant, Bank oder Finanzamt.

    Dialog „CSV importieren“ mit der Datei des Quartals: Der Import ist abgeschlossen, alle Buchungen sind zugeordnet, keine ist offen.(groß öffnen)

  2. Schritt 2: Jede Buchung bekommt ihre Steuerregel

    Aus der Firma folgen Kategorie, Steuersatz und Sonderfälle. Software-Abos aus dem Ausland bucht das Tool als Reverse-Charge, die Kontoführung ohne Umsatzsteuer. Ein Mensch sieht die Entwürfe durch und bestätigt sie.

    Ausschnitt der Buchungsliste einer Demo-Firma: Ausgaben wie Hosting, Software-Abos mit dem Reverse-Charge-Kennzeichen, Kontoführung und Arbeitsmittel, jede mit ihrer Kategorie.(groß öffnen)

  3. Schritt 3: Die Umsatzsteuervoranmeldung

    Aus den bestätigten Buchungen des Quartals rechnet das Tool die Kennziffern für ELSTER: Umsätze, Vorsteuer, Reverse-Charge und am Ende die Zahllast. Die Werte gehen in Mein ELSTER, danach wird das Quartal abgeschlossen und die Belegnummern sind eingefroren.

    Ausschnitt der Umsatzsteuervoranmeldung: die Zahllast mit dem Verweis auf Mein ELSTER, darunter die Kennziffern für steuerpflichtige Umsätze, Vorsteuer und Reverse-Charge mit ihren Bezeichnungen.(groß öffnen)

  4. Schritt 4: Die EÜR am Jahresende

    Dieselben Buchungen ergeben die Zeilen der Anlage EÜR: Einnahmen und Umsatzsteuer, Ausgaben nach Zeilen, gezahlte Vorsteuer und die Zahlungen ans Finanzamt. Nichts wird ein zweites Mal erfasst. Die steuerliche Verantwortung bleibt bei Mensch und Steuerberater.

    Ausschnitt der Einnahmenüberschussrechnung: die Zeilen der Anlage EÜR mit Nummer und Bezeichnung, getrennt nach Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben.(groß öffnen)
ESG.DNA

Von der Quelle zum fertigen Bericht

Für ESG.DNA haben wir zwei Prozesse gebaut: Aus den Daten in ihrer ESG-Software entstand ein VSME-Bericht oder eine CSRD-Wesentlichkeitsanalyse. So lief das ab.

  1. Amtliche Quellenliefern die Anforderungen
  2. Gesicherte Schnittstelleverknüpft die Anforderungen mit den Firmendaten, DSGVO-konform
  3. Auswertungauf unseren Servern
  4. Rückgabe an die ESG-Softwareals VSME-Bericht oder Wesentlichkeitsanalyse
Schaubild: So liefen die Firmendaten über eine gesicherte Schnittstelle durch unsere Auswertung und als fertiges Ergebnis zurück in die ESG-Software von ESG.DNA.

  1. Schritt 1: Die Anforderungen an der Quelle abholen

    Was ein VSME-Bericht und eine CSRD-Wesentlichkeitsanalyse verlangen, kam direkt aus amtlichen Quellen: EUR-Lex für das EU-Recht, gesetze-im-internet.de für die deutschen Gesetze. Ohne Abschrift, ohne Umweg.

  2. Schritt 2: In einzelne Anforderungen zerlegen

    Aus den Texten wurden einzelne Anforderungen: welche Angabe gefragt ist, zu welchem Thema, mit Verweis auf die Stelle im Original. So war jede Anforderung später auf ihre Quelle zurückzuführen.

  3. Schritt 3: Firmendaten über eine gesicherte Schnittstelle

    Die Daten des Unternehmens lagen in der ESG-Software von ESG.DNA. Eine gesicherte Schnittstelle holte nur, was für die Auswertung nötig war, DSGVO-konform.

  4. Schritt 4: Anforderungen und Daten verknüpfen

    Jede Anforderung wurde mit den passenden Firmendaten verbunden. Was belegt war, stand mit Quelle da; wo Angaben fehlten, wurde die Lücke sichtbar, statt sie zu überspielen.

  5. Schritt 5: Auswertung auf unseren Servern

    Gerechnet wurde auf unseren eigenen Servern, gehostet bei Hetzner und in der Azure Cloud, in Rechenzentren in der EU.

  6. Schritt 6: Das Ergebnis zurück in die ESG-Software

    Am Ende ging ein fertiger VSME-Bericht oder eine Wesentlichkeitsanalyse zurück in die ESG-Software von ESG.DNA. Dort lag es zur Prüfung bereit, die Verantwortung blieb beim Unternehmen.

Für wen

Passt das zu dir?

  • Kleine und mittlere Betriebe, gleich welcher Branche.
  • Wer den Betrieb führt, entscheidet selbst. Kein Gremium, keine halbjährige Vorbereitung.
  • Zum Beispiel Handwerk und Bau, Immobilien, Gastro, Events und Tourismus. Eine Praxis passt genauso wie ein Hotel oder ein Büro.
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